Um die Cloud zu nutzen, ist es notwendig, zunächst einmal die vorhandenen Unternehmensdaten dorthin zu migrieren. Im Rahmen einer solchen Cloud Migration einfach alle Daten in die Cloud zu verschieben, ist jedoch angesichts der Kosten für die Speicher- und Datenkapazität nicht sinnvoll. Besser ist es, bei der Datenmigration selektiv vorzugehen. Deshalb sollte der erste Schritt bei der Datenmigration darin bestehen, seine Daten genau zu kennen. Dadurch wird vermieden, dass Überflüssiges in die Cloud verschoben wird bzw. nach der Migration unklar ist, welche Daten letzendlich wo gelandet sind. Storage-Anbieter und Dienstleister verfügen für die Migration zwar über Tools, um Daten zu verschieben, aber es ist Aufgabe der Unternehmen, zu definieren, welche Daten wo in der Cloud gespeichert werden sollen.
Wie aber soll man sich einen Überblick über die oft gigantischen Datenmengen verschaffen, die sich über die Jahre in einem Unternehmen angesammelt haben? Schließlich wurde nicht nur Wichtiges gespeichert, sondern auch jede Menge überflüssige Daten, wie beispielsweise private Bilder und Videos von Mitarbeitern, Meeting-Protokolle von vor 15 Jahren oder „die Kopie der Kopie der Kopie“. Dazu kommt: Seit Mai 2018 gilt in der Europäischen Union die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Sie regelt, wie Unternehmen personenbezogene Daten erfassen und verarbeiten dürfen. Dabei stellen insbesondere die Artikel 15, DSGVO – das Auskunftsrecht der betroffenen Person – und Artikel 17, DSGVO – das Recht auf Löschung – Unternehmen vor Herausforderungen. Ganz besonders ist bei der Cloud Migration daher darauf zu achten, wo Daten landen, die der DSGVO unterliegen oder ob diese überhaupt migriert werden sollen oder dürfen. Um eine Clound Migration optimal zu planen und durchzuführen, braucht es ein mächtiges digitales Werkzeug wie Control IT.
Mit Control IT können Unternehmen vor der Migration ihren Datenbestand erheblich verringern – alle überflüssigen Daten lassen sich mit wenigen Klicks identifizieren und löschen. So können bis zu 40 Prozent der Unternehmensdaten entfernt werden. Dadurch verläuft die Datenmigration reibungsloser, schneller, risikoärmer und kostengünstiger.