Use-Case Verlust unternehmenskritischer Daten vermeiden

Dass Mitarbeiter Unternehmen verlassen, ist gang und gäbe. Allerdings stellt sich dabei immer häufiger die Frage, welche Daten sie eigentlich mitnehmen dürfen – und welche nicht? Gerade langjährige Mitarbeiter verfügen nicht nur über ein tiefes Fachwissen, sondern haben auch Zugriff auf viele Dateien. Wichtige Informationen verstecken sich dabei oft in Ordnern auf ihren Computern oder in ihren E-Mail-Konten und sind nicht unbedingt als Unternehmensdaten markiert. Auch die Mitarbeiter selbst haben dadurch keinen Überblick mehr, welche ihrer Daten vertraulich sind und welche sie unbesorgt mitnehmen dürfen ohne beispielsweise gegen Compliance-Regeln zu verstoßen.

Die Datensammlungen durch Öffnen und Lesen aller Dateien auf unternehmenskritische Inhalte zu prüfen, ist aufwendig, wenn nicht sogar unmöglich. Die Deep Intelligence Engine von Aparavi löst diese Problematik: Mit ihr kann der Inhalt von Dateien, wie die des ausscheidenden Mitarbeiters nach bestimmten Stichwörtern – wie dem Namen des Unternehmens, seiner Produkte oder Kunden – durchsucht werden. Alle betroffenen Daten müssen dann im Unternehmen verbleiben. Mit Ausnahmen: Die Deep Intelligence Engine von Aparavi erkennt, welche der Daten redundant, obsolet oder trivial sind und dementsprechend dauerhaft gelöscht werden können, um Speicherplatz freizumachen und das IT-System zu entlasten.

Use Case Details aus Arbeitsverträgen

Je größer ein Unternehmen, desto mehr Mitarbeiter. Vor dem Beginn ihrer Beschäftigung unterschreibt jeder dieser Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag. Oftmals werden diese eingescannt und abgelegt – und nie wieder angeschaut. Dabei können sich in diesen Verträgen wichtige Details verstecken, die entsprechend nicht strukturiert erfasst sind. Beispiel Kündigungsfrist: Gerade in mittelständischen und großen Unternehmen kommt es häufig vor, dass unterschiedliche Mitarbeiter unterschiedliche Kündigungsfristen haben – der Werkstudent hat vielleicht nur zwei Wochen, der Manager dagegen drei Monate und der CEO sogar sechs. Auch individuelle Absprachen einzelner Arbeitnehmer mit ihrem Arbeitgeber sind natürlich in ihren Verträgen vermerkt.

Use Case DSGVO/GDPR leichtgemacht

Seit Mai 2018 gilt in der Europäischen Union die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Sie regelt, wie Unternehmen personenbezogene Daten erfassen und verarbeiten dürfen. Dabei stellen insbesondere die Artikel 15 – das Auskunftsrecht der betroffenen Person – und Artikel 17 – das Recht auf Löschung – Unternehmen vor Herausforderungen. Denn der erste Artikel gibt einer Person das Recht zu erfahren, über welche Daten ein Unternehmen von ihr verfügt und wie es diese verarbeitet hat. Dabei muss die Auskunft innerhalb eines Monats erteilt werden. Der zweite Artikel wiederum gibt einer Person das Recht, eine unverzügliche Löschung dieser Daten zu verlangen.

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