Dank cloudbasierter Technologien, Remote Tools und Plattformen zur onlinebasierten Collaboration gelang es vielen Firmen, auch unter Pandemiebedingungen einen verhältnismäßig reibungslosen Ablauf ihrer Geschäftsprozesse und des Datenaustauschs zwischen Mitarbeitern zu gewährleisten. Allerdings hat die Kommunikation über so viele unterschiedliche Kanäle, wie sie zu Coronazeiten notwendig ist, auch ihre Tücken, und diese liegen in den Bereichen der Datenkontrolle und des Datenmanagements. Daten wurden von Firmenmitarbeitern innerhalb verschiedener Systeme geteilt, verschoben und abgespeichert, verschiedene Versionen einzelner Dateien gerieten in Umlauf und oftmals auch hochsensible Daten liegen überall in der Cloud verstreut. Kurzum: Es wurde ein riesiger Berg aus unstrukturierten Daten produziert.
Warum ist das problematisch? Unstrukturierte Daten lassen sich nicht oder nur mit erheblichem Zeitaufwand durchsuchen. Mitarbeiter verschwenden viel Arbeitszeit damit, projektrelevante oder personenbezogene Daten aufzufinden, weil sie nicht wissen, wo sich diese befinden. Auch Doubletten von Daten und verschiedene Versionen von Dateien (Redundanzen) können zu Verwirrung führen und sollten deshalb gelöscht bzw. bereinigt werden, was wiederum mit einem hohen Such- und Zeitaufwand im Datenbestand verbunden ist. Die schnelle Auffindbarkeit von Daten ist somit auch eine Frage der Wirtschaftlichkeit.